Une IA pour industrialiser la lecture des contrats fournisseurs

Un assistant intelligent pour identifier les clauses oubliées, éviter les erreurs et outiller les acheteurs

Contexte

Notre client, disposait d’une bibliothèque de plusieurs centaines de contrats fournisseurs, stockés dans divers dossiers partagés et rarement relus. Ces contrats contenaient pourtant des clauses à fort impact financier (réductions de prix, seuils de volume, pénalités…), mais :

• Aucun outil ne permettait de centraliser et structurer ces informations critiques

• Le traitement manuel des contrats mobilisait une ressource à temps plein sur plusieurs jours

• Les acheteurs, non juristes, n’étaient pas en mesure d’interpréter rapidement ces documents

• Des opportunités de renégociation ou d’économies étaient régulièrement manquées

L’entreprise suspectait que plusieurs clauses tarifaires ou plafonds n’étaient pas appliqués – mais elle n’avait aucun moyen fiable de le confirmer rapidement.

Objectifs

• Centraliser automatiquement les informations critiques contenues dans les contrats

• Donner aux acheteurs un accès simple et structuré aux clauses qui les concernent

• Détecter les contrats à tacite reconduction ou à échéance proche

• Identifier les opportunités d’optimisation ou de renégociation

Approche et solution

Nous avons conçu une solution IA sur mesure, combinant analyse sémantique avancée, structuration automatique et restitution adaptée aux acheteurs :

1. Lecture automatique des contrats

Un premier moteur IA lit l’ensemble des fichiers contractuels (PDF, Word, scans…) et extrait les éléments clés :

• Dates de validité et clauses de reconduction

• Conditions de révision tarifaire ou de remise

• Présence de plancher, de seuils de volume ou de chiffre d’affaires

• Clauses d’exclusivité ou de pénalités

2. Structuration & catégorisation

Un deuxième robot analyse les données extraites et classe chaque contrat selon des règles métiers :

• Avec ou sans clause de révision de prix

• Plafond atteint ou non

• Risques liés à la tacite reconduction

• Conditions spécifiques à surveiller

3. Restitution dans une interface acheteurs

• Double affichage : clause originale + résumé en langage clair

• Filtres par date, fournisseur, type de clause

• Base Excel exportable pour reporting achats ou juridiques

Résultats

• Gain de temps : traitement de 70 contrats en 30 minutes (vs. 3 jours à temps plein pour un juriste)

• Visibilité immédiate sur les clauses critiques pour plus de 200 contrats

• Identification d’opportunités de réduction de coûts non activées

• Autonomisation des acheteurs dans la lecture et l’exploitation des engagements contractuels

• Création d’une base unique fiable, facile à mettre à jour et interrogeable