Fiabilisation de balance âgée
Stabiliser les situations fournisseurs et fiabiliser les comptes grâce à une analyse data granulaire et un travail itératif sur les écritures
Contexte
Notre client (ETI sous LBO, secteur services) présentait une balance âgée fournisseurs estimée à plusieurs dizaines de millions d’euros, dont la moitié de factures non lettrées, potentiellement déjà réglées.
Les déséquilibres croissants entre montants facturés et paiements reçus rendaient la balance illisible, posant un risque fort sur la trésorerie et la relation fournisseurs, et nuisant à la crédibilité financière vis-à-vis du fonds et des auditeurs.
Les causes de cette situation identifiées incluaient :
Un processus de saisie manuel, partiellement décentralisé et non documenté
L’absence de source unique de vérité et d’historique consolidé sur les fournisseurs
Des systèmes silotés, sans interopérabilité entre comptabilité, achats et outils de dématérialisation
Un manque d’automatisation dans le lettrage et la gestion des écarts
La croissance externe et l’héritage de plusieurs bases fournisseurs hétérogènes
Ce qui donnait lieu à une balance âgée de plus de 50 000 lignes à nettoyer.
Objectifs
Évaluer la nature, l’ampleur et l’impact des anomalies dans la balance âgée
Fiabiliser la situation fournisseurs en apportant une vision claire des écritures
Définir une stratégie de correction et de stabilisation par type d’anomalie
Approche et solution
Approche itérative en 3 temps :
Identification manuelle des anomalies
Quantification automatisée par scripts et règles métiers
Vérifications humaines pour fiabiliser les résultats
Les groupes d’anomalies identifiés sont qualifiés, quantifiés et leurs causes racines sont identifiées
Contrairement à un audit classique par échantillonage, l’approche REKOLT permet de mesurer l’ampleur du phénomène sur l’ensemble de la base
Exemples de traitements menés :
Harmonisation automatisée des codes fournisseurs (via bases internes + externes : INPI, Pappers, greffe…)
Lettrage automatique de plus de 10% des écritures en 3 jours (règles : fournisseurs, dates, montants)
Regroupement de factures fragmentées vs. paiements en bloc
Identification des fournisseurs radiés (cas minoritaires)
Résultats
Réduction de plusieurs millions d’euros du solde de la balance âgée en quelques jours de travail suite à un premier diagnostic
Cartographie claire des anomalies : lettrage, factures manquantes, fournisseurs inactifs…
Mise en place d’un plan de fiabilisation priorisé
Réassurance du fonds et ds auditeurs sur la maîtrise des comptes fournisseurs